Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 19 mai 2026
Entrée en vigueur : 19 mai 2026

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit, en termes simples, comment Elefen Communications Inc. (ci-après « Elefen », « nous », « notre ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web www.elefen.com (le « Site »), utilisez nos services ou communiquez avec nous.

Cette Politique est rédigée conformément à :

la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (RLRQ, c. P-39.1), telle que modernisée par la Loi 25;
la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada;
le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, lorsqu’applicable aux visiteurs européens;
le California Consumer Privacy Act (CCPA) tel que modifié par le CPRA, lorsqu’applicable aux résidents de la Californie.

1. Qui sommes-nous ?

Elefen Communications Inc., une entreprise canadienne enregistrée, agit à titre de responsable du traitement (ou « personne qui exploite une entreprise » au sens de la Loi 25) des renseignements personnels visés par la présente Politique.

Coordonnées de l’entreprise :
Elefen Communications Inc.
1525, rue de la Pierre-de-Lune
Drummondville (Québec) J2C 8N7 Canada
Courriel : info@elefen.com
Téléphone : 819-469-7247

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous avons désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) :

Monsieur William Larochelle
Responsable de la protection des renseignements personnels
Elefen Communications Inc.
1525, rue de la Pierre-de-Lune, Drummondville (Québec) J2C 8N7
Courriel : info@elefen.com
Téléphone : 819-469-7247

Vous pouvez contacter le RPRP pour toute question relative à la présente Politique, pour exercer vos droits, formuler une plainte ou signaler un incident de confidentialité.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

3.1 Renseignements que vous nous fournissez

Lorsque vous remplissez un formulaire, demandez une soumission, vous abonnez à notre infolettre, postulez à une offre d’emploi, échangez avec notre clavardage assisté par IA ou communiquez avec nous, nous pouvons recueillir :

Identité : prénom, nom;
Coordonnées : adresse courriel, numéro de téléphone, nom d’entreprise, fonction;
Contenu de vos communications avec nous (courriels, messages de formulaire, conversations de clavardage);
Renseignements relatifs au projet ou au mandat confié (ex. : budget, objectifs, contenus que vous nous transmettez);
Renseignements de facturation et de paiement (pour les clients);
Pour les candidatures : CV, lettre de présentation et tout renseignement que vous choisissez d’y inclure.

3.2 Renseignements collectés automatiquement

Lorsque vous naviguez sur le Site, nous recueillons automatiquement, au moyen de témoins de connexion (« cookies ») et de technologies similaires :

Adresse IP (généralement anonymisée par nos outils d’analyse);
Type et version du navigateur, système d’exploitation, langue;
Pages consultées, durée des visites, source de référence;
Données techniques utiles à la sécurité du Site et à la détection des abus.

3.3 Renseignements provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des renseignements vous concernant de la part d’un client qui nous mandate (ex. : vos coordonnées en tant que personne-ressource d’un projet), ou de plateformes publiques que vous utilisez (ex. : LinkedIn).

4. Finalités : pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour les finalités énoncées ci-dessous, dans la mesure nécessaire à chacune d’elles :

Finalité	Fondement juridique
Répondre à vos demandes (soumissions, questions, mandats)	Mesures précontractuelles / consentement
Fournir, gérer et facturer nos services aux clients	Exécution d’un contrat / obligation légale (comptabilité)
Vous envoyer notre infolettre et communications marketing	Consentement (révocable en tout temps)
Améliorer notre Site, mesurer son audience et son ergonomie	Intérêt légitime (analyse anonymisée) / consentement (témoins)
Gérer les candidatures et le recrutement	Mesures précontractuelles / consentement
Assurer la sécurité du Site et prévenir la fraude (incluant reCAPTCHA)	Intérêt légitime / obligation légale
Se conformer à nos obligations légales, réglementaires et fiscales	Obligation légale

Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels à des fins incompatibles sans obtenir au préalable votre consentement.

5. Décisions automatisées et utilisation de l’intelligence artificielle

Conformément à l’article 12.1 de la Loi 25, nous vous informons que nous utilisons certains outils d’intelligence artificielle (IA) générative, dont un clavardage automatisé sur notre Site, afin de répondre plus rapidement à vos questions et d’orienter vos demandes.

Précisions importantes :

Ces outils n’utilisent pas vos renseignements pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ayant un effet juridique ou similaire sur vous (ex. : refus d’un service, tarification automatique).
Toute proposition commerciale, offre de service ou décision contractuelle est revue et validée par un membre de l’équipe d’Elefen.
Vous pouvez en tout temps demander à parler à une personne physique en nous écrivant à info@elefen.com ou par téléphone.
Les conversations avec notre clavardage peuvent être conservées à des fins d’amélioration du service et de sécurité (voir section 9).

6. Témoins de connexion (cookies)

Le Site utilise différentes catégories de témoins :

Témoins strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du Site et à votre sécurité. Ils sont déposés sans consentement préalable.
Témoins de mesure d’audience : Google Analytics / Google Tag Manager, pour comprendre l’utilisation du Site. Ils ne sont déposés qu’avec votre consentement.
Témoins fonctionnels : mémorisation de vos préférences (ex. : langue).

Conformément à l’article 8.1 de la Loi 25, les paramètres assurant le plus haut niveau de confidentialité par défaut sont activés. Vous pouvez à tout moment modifier votre choix via le module « Paramètres des témoins » accessible en bas à gauche du Site (CookieYes).

7. Partage et communication des renseignements

Nous ne vendons pas, ne louons pas et n’échangeons pas vos renseignements personnels. Nous pouvons toutefois les communiquer dans les cas suivants :

7.1 Avec nos prestataires de services (sous-traitants)

Nous faisons appel à des prestataires qui agissent strictement selon nos instructions et sont liés par des engagements de confidentialité et de sécurité :

Hébergement et infrastructure Web (principalement au Canada);
Google Analytics et Google Tag Manager (Google LLC – États-Unis) pour la mesure d’audience anonymisée;
Outil d’infolettre (Mailchimp ou équivalent) pour l’envoi de nos communications;
Solution de gestion de la relation client (CRM) pour le suivi des prospects et clients;
Intranet et outils internes hébergés au Canada pour la gestion des mandats;
Google reCAPTCHA pour la protection contre le pourriel et les abus.

7.2 Pour des obligations légales

Lorsque la loi, un règlement, une ordonnance d’un tribunal ou une autorité publique compétente l’exige.

7.3 Dans le cadre d’une transaction d’entreprise

En cas de fusion, d’acquisition ou de transfert d’actifs, vos renseignements pourraient être communiqués à la partie acquéreuse, sous réserve d’engagements de confidentialité équivalents.

8. Communication de renseignements à l’extérieur du Québec

Certains de nos prestataires (notamment Google et notre outil d’infolettre) peuvent traiter vos renseignements à l’extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Conformément à l’article 17 de la Loi 25, Elefen a procédé à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec, afin de s’assurer que ceux-ci bénéficient d’une protection adéquate, notamment au moyen :

de clauses contractuelles imposant aux prestataires des obligations de confidentialité, de sécurité et de limitation des finalités;
de mesures techniques (chiffrement en transit et au repos, anonymisation lorsque possible);
d’une minimisation des renseignements transférés au strict nécessaire.

Vous pouvez demander davantage d’information sur ces évaluations en contactant le RPRP.

9. Conservation des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, puis nous les détruisons ou les anonymisons, conformément à l’article 23 (devenu 63.1) de la loi.

Durées de conservation usuelles :

Type de renseignement	Durée de conservation
Demandes via formulaire ou clavardage (sans suite)	24 mois suivant le dernier échange
Prospects actifs (CRM)	36 mois sans interaction, puis suppression ou anonymisation
Abonnés à l’infolettre	Jusqu’au désabonnement, puis suppression dans un délai de 30 jours
Clients (dossiers, contrats, facturation)	Durée du mandat + 7 ans (obligations fiscales et comptables)
Candidatures non retenues	12 mois (puis suppression, sauf consentement à une conservation plus longue)
Journaux techniques et sécurité	12 mois maximum
Conversations du clavardage IA	12 mois, puis anonymisation

Des durées différentes peuvent s’appliquer lorsque la loi l’exige ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

10. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi applicable, vous disposez des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

Droit d’accès à vos renseignements;
Droit de rectification des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
Droit de retirer votre consentement en tout temps, lorsque le traitement repose sur celui-ci;
Droit à la cessation de la diffusion, à la désindexation ou à la réindexation (article 28.1 de la Loi 25);
Droit à la portabilité : obtenir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
Droit de vous opposer à certains traitements ou d’en demander la limitation;
Droit d’être informé lorsqu’une décision est rendue à votre sujet sur la base exclusive d’un traitement automatisé;
Droits supplémentaires pour les résidents de l’UE/EEE (RGPD) : droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle;
Droits supplémentaires pour les résidents de la Californie (CCPA/CPRA) : droit de savoir, droit de supprimer, droit de corriger, droit de refuser la « vente » ou le « partage » de renseignements personnels (Elefen ne vend ni ne partage à des fins publicitaires comportementales transfrontalières).

Comment exercer vos droits ? Adressez votre demande, par écrit, au Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la section 2. Nous y répondrons dans un délai maximal de 30 jours suivant la réception. Nous pourrions vous demander une preuve d’identité raisonnable afin d’éviter toute divulgation non autorisée.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (www.priv.gc.ca).

11. Sécurité des renseignements

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables, organisationnelles, physiques et technologiques, proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment :

contrôle des accès basé sur le principe du moindre privilège;
authentification renforcée (mot de passe robuste et, lorsque possible, authentification multifacteur);
chiffrement des données en transit (TLS) et au repos lorsque applicable;
journalisation et surveillance des accès;
sauvegardes régulières et plan de continuité;
formation et sensibilisation des employés à la protection des renseignements personnels.

Aucune mesure ne pouvant garantir une sécurité absolue, en cas d’incident de confidentialité susceptible de causer un préjudice sérieux, Elefen avisera, conformément à la loi, la Commission d’accès à l’information ainsi que les personnes concernées dans les meilleurs délais.

12. Mineurs

Le Site et nos services ne s’adressent pas aux personnes de moins de 14 ans et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements personnels. Pour les personnes âgées de moins de 18 ans, nous recommandons l’accompagnement d’un parent ou tuteur légal avant la transmission de tout renseignement.

13. Publicités, suivi et profilage

Elefen n’affiche pas de publicités sur son Site et n’utilise pas de techniques de remarketing ou de profilage publicitaire. Aucun pixel publicitaire de tiers (ex. : Meta, LinkedIn) n’est déployé sur le Site à des fins publicitaires.

14. Liens vers des sites tiers

Notre Site peut contenir des liens vers des sites Web tiers (LinkedIn, Facebook, X, etc.). Elefen n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites. Nous vous invitons à consulter leurs propres politiques.

15. Modifications à la présente Politique

Nous pouvons modifier cette Politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques, des technologies ou de la législation. La version applicable est toujours celle publiée sur cette page, avec la date de mise à jour indiquée en haut. Si des modifications substantielles sont apportées, nous vous en informerons par un moyen approprié (avis sur le Site, courriel).

16. Nous joindre

Pour toute question, demande ou plainte relative à la protection de vos renseignements personnels :